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Gefahr bei PDF-Rechnungen Print
Viele Unternehmer und deren Mitarbeiter wissen nicht, dass es gestzliche Regelungen gibt, wenn es um den Versand und insbesondere den Empfang  von Rechnungen per eMail geht.

Wer Rechnungen als PDF-Dokument in der Anlage einer eMail erhält, muss einige gesetzliche Vorgaben und Richtlinien beachten. Wer Sich nicht an die gesetzlichen Rahmenbedungen hält, läuft Gefahr, den Vorsteuerabzug zu riskieren. Unter Umständen drohen dem Unternehmen bei der nächsten Überprüfung (USt-Prüfung) immense Vortseuer-Rückzahlungen.

Vielerorts hört man immer: "Wir drucken einfach die Rechnung und haben Sie dann auf Papier. Diese wird dann einfach abgeheftet." Eine ausgedruckte PDF-Rechnung wird aus steuerlicher Sicht nicht als vorsteuerabzugsberechtigte Eingangsrechnung angesehen.

Gemäß §4 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz sind folgende Punkte einzuhalten, zu prüfen oder müssen vom Absender erfüllt werden:

  1. Die Rechnung muss in einem unveränderbaren Format vorliegen (PDF)
  2. Das PDF-Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein
  3. Die digitale Signatur muss vom Empfänger geprüft werden
  4. Die Prüfung der Signatur ist zu dokumentieren
  5. Die Rechnung und die Signatur müssen gespeichert und aufbewahrt werden.
  6. Auf Verlangen der Finanzbehörden sind die Rechnung und die Signatur sowie das Prüfprotokoll vorzuzeigen

Die elektronische Speicherung dieser Dokumente und deren Aufbewahrung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und liegt somit bei 10 Jahren. Eine Prüfung der Signatur, ggf. auch im 10. Jahr, muss gewährleistet sein. Setzen Sie also nicht auf windige Signaturanbieter!

Wer die obigen Punkte beachtet und einhält, läuft nicht Gefahr, das der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach §15 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes erlischt.

 

Tipp 1
Lexware unterstützt mit der eRechnung die qualifizierte, dokumentierte Signatur. Der Signaturgeber / Versender versendet somit eine signierte PDF-Datei mit angtehängtem Prüfprotokoll und zusätzlich einem Link um die Signatur ggf. nochmals zu prüfen. Damit entsprechen digital versendete eRechnungen aus Lexware den gestzlichen Anforderungen.

Tipp 2
Sollten Sie Pronleme bei der Umsetzung in Lexware haben, die Schritte der Einrichtung nicht klar sein, oder wenn Sie wissen möchten, wieviel Sie beim Versand elektronischer Rechnungen im Vergleich zur Papierrechnung einsparen können, wenden Sie sich einfach an uns. Auch in Fragen der elektronischen Archivierung sind wir für Sie da. Sprechen Sie uns bitte einfach an.
 
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